Siirry sisältöön
Haku

Tietosuoja

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä (Ekami) kunnioittaa yksityisyyden suojaa. Tietosuojan turvaaminen on meille tärkeää. Noudatamme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja käsitelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Tietosuoja on yksilön perusoikeus, joka turvaa henkilön oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötieto tarkoittaa tietoa, josta sinut voidaan tunnistaa. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja kuva.

Rekisteröity on henkilö, jota henkilötieto koskee.

Tietosuojalla tarkoitetaan rekisteröityjen yksityisyyden suojaamista henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikenlaiset henkilötietoihin kohdistetut toiminnot, kuten henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, käyttö, luovuttaminen ja poistaminen.

Rekisterinpitäjä on yritys, viranomainen tai yhteisö, joka kerää henkilötietojasi ja määrittelee keräämiensä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Rekisterinpitäjän on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (siirryt toiseen palveluun)määriteltyjä periaatteita, joita ovat

  • käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys,
  • käyttötarkoitussidonnaisuus,
  • tietojen minimointi,
  • tietojen täsmällisyys,
  • tietojen säilytyksen rajoittaminen ja
  • tietojen eheys ja luottamuksellisuus.

Tietosuojaselosteet

Henkilötietoja sisältävistä rekisteristä on tehty käyttötarkoitusten perusteella tietosuojaselosteet, joiden tarkoituksena on informoida opiskelijoita, henkilöstöä, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelystä.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme mitä tietojasi keräämme MultiPrimus-opiskelijahallintojärjestelmäämme opiskelusi mahdollistamista varten, kuinka niitä käsittelemme ja mitä oikeuksia sinulla on. Järjestelmän käyttöliittymänä toimii Wilma.

Tietojen julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tai mahdollisen erityslain mukaan. Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, ”GDPR”) mukaisesti ja koskee kaikkia Etelä-Kymenlaakson ammattiopistossa opiskelevia.

Rekisterinpitäjä on Etelä-Kymenlaakson ammattiopisto, Kymenlaaksonkatu 29, 48100 KOTKA. Yhteyshenkilönä oppilaitoksessa toimii ohjelman pääkäyttäjä Jenni Puonti-Dansk ja teknisestä toteutuksesta vastaa Visma Enterprise Oy.

Kerättävät ja tallennettavat tiedot:

  • Henkilö- ja yhteystiedot kuten nimi, henkilötunnus, oppijanumero, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Henkilökohtainen osaamisen kehittämisen suunnitelma, mahdollinen erityinen tuki ja osaamisen arviointi
  • Valokuva

Keräämme, tallennamme ja käytämme tietoja opetuksen järjestämiseen ja arvioinnin toteuttamiseen.

Oikeusperusteet tietojen käytölle

Tietojesi kerääminen, tallentaminen ja käyttö perustuvat oppilaitoksen toimintaan ammatillisen koulutuksen järjestämiseksi (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 ja Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017).

Ekami Consulting Oy:n koulutukset

Ilmoittautumalla Ekami Consulting Oy:n koulutuksiin ja antamalla henkilötietojasi sallit tietojesi käsittelyn. Sen ensisijaisena perusteena Ekami Consulting Oy:n palvelujen käyttäminen.

Käytämme henkilötietojasi pääasiassa asiakaspalveluun ja palvelumme parantamiseen. Markkinointiin ja yleiseen asiakasviestintään pyydämme sinulta erillisen luvan. Säilytämme tietojasi pystyäksemme seuraamaan koulutusten toteutumista ja suunnittelemaan tulevia koulutuksia. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot pyrimme poistamaan.

Suojaamme järjestelmämme palomuurein, salasanojen ja hallinnon keinoin. Asiasta vastaavat siihen nimetyt henkilöt. Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole alihankkijamme.

Opiskelusi mahdollistavien tietojen säilyttämistä määräävät arkistointiin liittyvät määräykset. Osa tiedoistasi tulee määräysten mukaan säilyttää pysyvästi ja osalle määritellään tietty säilytysaika.

Luettelo pysyvää säilytystä vaativista asiakirjoista löytyy mm. Arkistolaitoksen www-sivuilta(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun).

Tietojen säilytysajat ja hävittäminen on kuvattu Kuntaliitoksen www-sivuilla(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun).

Annettuja tietoja suojataan verkossa SSL-suojauksella. Annetut tiedot tallentuvat oppilaitoksen hallintojärjestelmään (Primus). Hallintojärjestelmä on oppilaitoksen sisäverkossa toimiva, salasanoin suojattu järjestelmä, eikä siellä olevia tietoja siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Yhteystietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Opiskelijahallintojärjestelmästä siirretään tiedot opiskeluoikeudestasi sekä -suorituksistasi ajantasaisesti kansalliseen, Opetushallituksen ylläpitämään KOSKI-palveluun (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 6 luku). Voit tarkistaa omat suoritustietosi Opintopolku-palvelusta(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun). Palvelu vaatii vahvaa tunnistautumista. KOSKI-palvelun tietosuojaselosteen löydät Opintopolku-palvelusta.(siirryt toiseen palveluun)

Lue lisää: Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa.(siirryt toiseen palveluun)

Sinulla on oikeus

  • saada tarkistaa itseäsi koskevat tiedot
  • vaatia virheellisen tiedon oikaisua
  • kieltää antamiesi tietojen käytön suoramarkkinointi- tai muihin vastaaviin tarkoitukseen
  • sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiisi

Voit tarkistaa ja oikaista omat yhteystietosi Wilmassa. Muita tietoja koskevat pyynnöt osoitetaan kampuskohtaisesti opintosihteerille. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti. Pyynnön yhteydessä varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Epäillyissä tietosuojaloukkauksissa pyydetään täyttämään lomake(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun) ja ottamaan yhteys Etelä-Kymenlaakson ammattiopiston tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@ekami.fi.

Henkilötietojen tietopyyntö

Voit tehdä Ekamille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen rekisteröidyn tietopyynnön.

Tietopyynnöllä voit pyytää tietoja siitä, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu tai pyytää, että virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot korjataan.

  1. Täytä tästä linkistä löytyvän lomakkeen yläosa
  2. Lähetä lomake sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen tietosuojavastaava@ekami.fi
  3. Tietosuojavastaava sopii kanssasi henkilöllisyyden tarkistamisesta.

Pyyntö voidaan ottaa käsiteltäväksi vain, jos rekisteröidyn henkilöllisyys pystytään varmistamaan.

Ota meihin yhteyttä

Ekamin tietosuojavastaava